内部活动预约
皇冠8868是谁
通讯和对外关系部，活动管理和设施部 租赁团队在此协助客户完成预订活动的流程 学院的空间.
活动管理和设施租赁(EMFR)提供一站式团队帮助 组织一次成功而专业的活动.
订位资料
EMFR团队已经升级了流程和工作流程. 皇冠8868提高了效率 以及加强对皇冠8868社区的支持.
更新包括自定义 25个职业生活预订系统 为了方便使用. 皇冠8868还建立了活动前审批和截止日期 新增了新的教学工具等.
批准
副总裁空间使用和活动批准表格 所有的活动/会议请求都需要吗.
空间申请截止日期
不少于活动开始日期前30天:
- 所有空间使用请求
- 预生产会议
- AV设备及技术员需求
- 餐饮订单
- 技术和照明需求(在前期制作会议后确定.)
- 对技术资源的承诺在生产前会议之前无法确认 已经举行了.
- EMFR、IT和CER团队将根据他们的预期出席率来确定“适当规模”的活动 相对于可用空间.
- 如果超出了活动技术团队的支持能力，EMFR将发现 一个可供选择的日期或计划表，外部资源的费用将成为 请求部门的责任.
自您的活动要求开始日期起计不少于十个工作日:
- 所有最终资源需求
- 活动图(年代)
- 活动取消通知
- 请注意，在10天窗口内取消可能会导致取消 费用.
3事件类型
面对面的事件
现场活动是指需要在活动场所亲自出席的活动 校园.
虚拟展会
在这个时候，强烈建议小型活动和会议继续进行 尽可能做到虚拟，以释放校园空间和资源.
自助谷歌Meet和Webex会议不需要进入25Live 箴.
混合的事件
混合(部分现场，部分虚拟)事件请求必须输入25个职业生活.
生产前会议必须由EMFR安排.
混合事件在技术上很复杂，因此成本很高. 它们只应该是 由于与会者的旅行限制，必要时批准/安排 或其他类似的规划问题.
9步骤事件规划流程
使用 活动策划表 作为填写25个职业生活在线活动表格时的指导.
下载 场地使用及活动批准表 并由你们部门的副总裁签字.
- 没有服务的事件: (基本会议，无支持)
填写这张表格并提交 直接 你的副总裁的批准. - 一旦您的活动获得批准，请将此签名表格发送至 (电子邮件保护)
- 带有服务的事件: (照明、IT、媒体服务、餐饮等.)
填写此表格 后 你的前期制作会议(见步骤6) - 一旦您的活动获得批准，请将此签名表格发送至 (电子邮件保护)
没有以上内容的预订申请将无法处理.
请注意，如果由于生产而确定了额外的费用 会议负责人负责向各自的副总裁汇报最新情况.
- 在 25个职业生活 所有事件资源. (i.e. 家具、视听设备、餐饮等.)
- 附上已背书的 场地使用及活动批准表 到您的25个职业生活预订.
EMFR团队将通过以下一项或多项响应您的请求:
- 电子邮件: 没有提供足够的信息来确认您的事件. 请求者被指示 将缺少的信息添加到预订中.
- 前期制作会议邀请: 与相关支持部门讨论技术细节.
- 试探性的邮件: 预订将保持在暂定状态，直到所有未决的日期、地点或细节 得到证实.
- 确认电子邮件: 事件过程已完成，所有细节已确认 如果有必要的话.
请求者、EMFR员工和支持部门将开会讨论:
- 议程/演出
- 家具布局
- 视听设备和支持
- 照明及制作
- 餐饮
- 额外的人员
- 额外的成本
在活动开始前一小时检查场地，确保准备工作已经完成 和准确的.
有用的链接
25个职业生活
25个职业生活是一款基于网络的日程安排和事件发布产品. 它提供了集中的 日历，调度系统，以及皇冠8868举行的事件的数据存储库.
如需预订活动房间，请使用 25个职业生活.
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